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Conseil Régional de Normandie
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Offre n°432767 
Conseil Régional de Normandie
Chargé(e) de projet protocole (H/F) - Cabinet du Président
Date de publication :  17/05/2018
Date limite de candidature :  23/05/2018
Date prévue du recrutement :   
Type de recrutement :  fonctionnaire ou contractuel de droit public
Nombre d'offre(s) :  1
Grades/Cadres d'emplois ATTACHE
ATTACHE HORS CLASSE
ATTACHE PRINCIPAL
DIRECTEUR TERRITORIAL
MISSIONS  
Niveau du diplôme
Domaine du diplôme
Spécialité du diplôme
Descriptif des missions La mission principale du service est d’accompagner les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assurer un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.

MISSIONS :
Sous l'autorité du Chef de service et son adjoint, vous organisez les opérations de relations publiques confiées par le Cabinet du Président liées aux diverses manifestations et réceptions.

- Piloter, coordonner et organiser les évènements de relations publiques liés à l’agenda du Président et à l’activité de la collectivité : carton d’invitation, ordre de prise de parole, plan de table dans le respect des règles de protocole ;
- Assister le responsable de service et son adjoint dans la coordination de l’activité du service ;
- Piloter des projets ;
- Gérer des dossiers spécifiques (gestion des cadeaux protocolaires, nouvelle politique de réception) ;
- Rendre compte à la hiérarchie ;
- Appliquer les règles du Protocole de la collectivité ;
- Gérer les bases de données du Cabinet du Président : assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires ;
- Exploiter le logiciel de gestion de base de données et effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs ;
- Assurer les publipostages et envois de courriers, cartons d’invitation, e-mailing du Cabinet, assurer le suivi des réponses et effectuer les relances.
- Tenir compte des contraintes CNIL et effectuer les déclarations de fichiers auprès de la CNIL ;
- Savoir constituer des listes d’invités en lien avec l’agent chargé des fichiers protocolaires, assurer le suivi des envois et les retours ;
- Participer aux réunions préparatoires avec les différentes directions et/ou partenaires extérieurs ;
- Rédiger des fiches techniques et des déroulés et veiller à leur mise en oeuvre (logistique, protocole,).
- Veiller au bon déroulement des manifestations le jour venu :

o Coordonner les missions afférant à ces manifestations ;
o Gérer le planning des manifestations, réceptions et accueil divers ;
o Assurer le suivi des demandes de prêt de salle et leur mise en oeuvre dans nos locaux ;
o Assurer un suivi des représentations du Président lors de ces évènements
o Savoir faire intervenir les personnes ressources ;
o Assurer un suivi de la boite mail « Protocole » le cas échéant.

- Être un relai d’information entre le responsable et l’équipe technique et administrative :

o Communiquer sur les projets ;
o Dialoguer, être attentif aux difficultés rencontrées par l’équipe ;
o Être force de proposition quant aux processus et organisations liés au service ;
o Apprécier les compétences et informer des besoins de formation le cas échéant ;
o Assurer un suivi des projets définis par le Cabinet (ex : prestation de réceptions).

- Proposer les indicateurs pertinents ;
- Établir un retour d’information ;
- Alerter en temps utile sur les difficultés.
Profil recherché COMPÉTENCES REQUISES :
- Connaissance en conduite de projet ;
- Maitriser les grands principes du protocole et leur application ;
- Capacités rédactionnelles (analyse, synthèse ;
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales ;
- Bonnes connaissances de l’organisation administrative et de ses missions ;
- Connaissance du contexte et des enjeux politiques ;
- Maitrise de l’anglais ;
- Connaître les choix stratégiques de la collectivité ;
- Connaissances des grandes règles protocolaires du décret du 13 septembre 1989 ;
- Discrétion ;
- Diplomatie.

CONDITIONS GÉNÉRALES :
- Travail en équipe ;
- Horaires variables ;
- Déplacements fréquents sur l’ensemble du territoire normand ;
- Forte disponibilité ;
- Relations Fonctionnelles internes et externes ;
- Échanges quotidiens et concertation au sein du service Protocole et du Cabinet du Président ;
- Participation à des groupes de travail ;
- Relations avec les élus régionaux et directions / services internes ;
- Échanges réguliers avec les partenaires et prestataires extérieurs ;
- Travail en bureau.

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire + tickets restaurant (site de Caen) – restaurant administratif (site de Rouen)

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d'affectation CAEN
Service d'affectation Cabinet
Temps de travail

Tps Complet  : 35 h  0 mn

CANDIDATURES 
Les candidatures sont à adresser  à :

Monsieur Le Président
Conseil Régional de Normandie
Site de Caen
Abbaye aux Dames
CS 50523
14035 CAEN CEDEX 1
 

INFORMATION
Travailleurs handicapés Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
Version : 1.2.0 Mentions Légales